Обязательность и переходный период: что важно не перепутать

Генеральный директор компании ООО «ВИВЭД» Мария Попова прежде всего разделяет два понятия: «обязательность электронных документов» и «мягкий режим контроля». По ее словам, с 1 сентября 2026 года электронный формат уже обязателен для транспортной накладной, заказа и заявки на автомобильную перевозку, а также для железнодорожных и авиационных грузовых накладных и экспедиторских документов. При этом участники бизнеса не подключаются непосредственно к ГИС ЭПД – документы передаются в государственную систему через аккредитованного оператора ИС ЭПД. «Юридического переходного периода после 1 сентября нет, это прямо разъясняет Минтранс», – подчеркивает М. Попова. «Но до 1 марта 2027 года действует нештрафуемый, или мягкий, период: при предъявлении на дороге бумажных документов вместо электронных инспекторы должны ограничиваться устным замечанием. Это не означает, что обязательность ЭПД перенесена на март 2027 года», – отмечает она.

Однако есть исключения, при которых законодательство разрешает использование бумажных документов: например, определенные перевозки с участием иностранных лиц, отправки специальных и военных грузов, отдельные ситуации форс-мажора и другие прямо установленные Минтрансом случаи. Их нужно рассматривать именно как исключения, а не как альтернативный способ работы.

Генеральный директор «АСТ Плюс» Дмитрий Говоров также отмечает, что «сам переход уже состоялся, поэтому откладывать настройку процесса до марта я бы не советовал».

М. Попова предупреждает о распространенной ошибке: по одной перевозке нельзя начать оформление в электронном виде, а закончить на бумаге, потому что у контрагента возникли сложности. Минтранс указывает, что смешанный документооборот законодательством не предусмотрен.

Сроки подключения и скрытые расходы

Сроки подключения, по мнению экспертов, – категория обманчивая. М. Попова поясняет: «Здесь нет единого срока. Подключение сервиса и реальная готовность компании к электронным перевозочным документам – две разные вещи». «Если у небольшого предприятия уже есть ЭДО, электронные подписи и простая схема перевозок, технически начать работу можно достаточно быстро, в пределах нескольких дней. Но для компании с собственными ERP, WMS или TMS, большим количеством складов, перевозчиков и грузополучателей речь идет уже не о «подключении кнопки». Нужно определить роли, настроить маршруты документов, права сотрудников, МЧД, подписи, справочники, интеграцию и протестировать реальные сценарии с контрагентами», – рассказывает эксперт. Поэтому в крупной компании нормальный проект внедрения может занимать недели и месяцы. Руководитель направления функциональных проектов логистической платформы Loginet Алексей Шаров добавляет: «Срок подключения зависит от ИТ-ландшафта компании и степени готовности внутренних процессов. Если ЭДО уже используется, справочники приведены в порядок, а учетная система не требует серьезных изменений, запуск проходит быстрее».

Самые недооцененные расходы, по словам М. Поповой, связаны не с тарифом оператора за документ. «Обычно дороже стоят интеграция с учетной системой, доработка внутренних процессов, настройка электронных подписей и МЧД, очистка справочников, обучение работников склада и водителей, мобильные устройства и техническая поддержка», – подчеркивает она.

Отдельная статья затрат – подключение контрагентов. Компания может полностью подготовить свою систему, но оформление перевозочных документов все равно остановится, если грузополучатель не знает, кто у него должен подписывать документ, или сотрудник склада не имеет необходимых полномочий. А. Шаров также указывает, что «в затраты входят не только услуги оператора, но и работа ИТ-команды, доработка учетной системы, обучение сотрудников, а после запуска – разбор документов с ошибками или некорректными статусами».

«Сейчас оформление новой ЭТрН у нас может занимать около 30 минут, особенно если часть данных приходится переносить вручную. На повторяющихся перевозках все заметно быстрее. Но сложнее всего сейчас не создать документ, а закрыть его», – делится опытом Д. Говоров. Он поясняет: «Мы работаем как экспедитор и привлекаем сторонний транспорт. У перевозчика может быть не настроена подпись, не оплачен оператор или роуминг между платформами. Если проблема возникает у одного участника, страдает вся цепочка. Сейчас более 80% зависших у нас документов ждут подписания».

Ответственность: мягкий режим не отменяет рисков

М. Попова заявляет: «Сейчас много неверной информации о крупных специальных штрафах именно за отсутствие ЭТрН. Отдельного универсального штрафа за сам факт неподключения к ГИС ЭПД нет: обязанность бизнеса состоит в том, чтобы правильно оформлять предусмотренные законом перевозочные документы в электронной форме и передавать их через оператора ИС ЭПД».

При этом «мягкий режим» до 1 марта 2027 года не отменяет другие виды ответственности и не защищает компанию от последствий подачи неправильных сведений. Ключевой принцип, который она выделяет: «За достоверность информации в конкретном файле обмена отвечает тот, кто его подписал. Именно поэтому подпись в ЭТрН нельзя воспринимать как формальное действие сотрудника склада».

Если неверные данные касаются массы груза, габаритов, участника перевозки или других сведений, ответственность уже может возникать по соответствующим нормам транспортного, административного или налогового законодательства. Кроме того, остаются договорные риски: простой автомобиля, задержка приемки, спор с перевозчиком или заказчиком, невозможность своевременно закрыть услугу и получить оплату. Д. Говоров добавляет налоговый аспект: «С переходом в электронный контур цепочка становится прозрачнее: видны участники, фактический перевозчик, транспорт и движение документа. Поэтому расхождения между договорными, перевозочными и расчетными документами будут заметнее».

Партнер адвокатского бюро «Этлегис» Константин Лучников предупреждает: «Официально объявленный период адаптации без штрафов не следует воспринимать как освобождение от оформления перевозки, договорной ответственности или требований к самому грузу».

Где возникают системные ошибки

Справочники – еще одна зона ошибок. М. Попова выделяет пять основных проблем: первая – неправильное определение ролей. Кто является грузоотправителем по конкретной перевозке? Кто фактически осуществляет погрузку? Какой филиал является грузополучателем? Компания может годами использовать эти понятия в бухгалтерской системе достаточно свободно, а в ЭТрН роль уже имеет юридическое значение.

Вторая – контрагенты. Дубли юридических лиц, неправильные КПП филиалов, старые реквизиты, несколько карточек одного и того же получателя. Третья – адреса складов и точек погрузки и выгрузки. Юридический адрес компании и фактическое место выдачи груза – далеко не всегда одно и то же.
Четвертая – транспорт и водители: неправильный государственный номер, данные прицепа, устаревшие сведения о водителе, отсутствие необходимых прав или электронной подписи. Пятая – номенклатура: разные единицы измерения, наименования и количество груза в ERP, складской системе и перевозочном документе.

Д. Говоров подчеркивает: «Чаще всего ошибаются в ролях участников. Например, путают экспедитора, экспедитора-перевозчика и фактического перевозчика, неверно указывают грузоотправителя или лицо, осуществляющее погрузку». А. Шаров добавляет: «Чаще всего сложности возникают из-за качества исходных данных. Если эти данные переносятся в новую систему без предварительной проверки, проблемы начинают повторяться уже в электронных документах. Поэтому до интеграции нужно привести справочники к единому формату, убрать дубли и определить, из какой системы берутся основные данные по каждому типу информации».

Незакрытые документы

«После первого месяца обязательного режима появилась еще одна проблема, и она даже серьезнее справочников: документ начинают, но не заканчивают», – обращает внимание М. Попова. Минтранс отмечает, что грузополучатели и конечные склады нередко задерживают подписание своей части ЭТрН, из-за чего документ остается незавершенным. Универсального нормативного срока, в течение которого грузополучатель обязан подписать свой титул, сейчас нет, поэтому эксперт рекомендует бизнесу устанавливать такой срок в договорах и внутренних SLA: «Например, кто и в какой срок подписывает электронный документ после фактической приемки груза. Иначе автомобиль уже уехал, товар принят, а ЭТрН продолжает «висеть» несколько дней».

ERP и учетные системы

Что касается ERP и учетных систем, эксперты предостерегают от поиска «ERP, подключенной к ГИС ЭПД». М. Попова напоминает: «Напрямую с государственной системой обычный участник перевозки не работает. Между ERP компании и ГИС ЭПД находится аккредитованный оператор». У 1С уже есть собственный сервис 1С-ЭПД и готовые решения для распространенных конфигураций. Поддерживаются сценарии работы с ЭТрН и другими перевозочными документами, есть решения для транспортной логистики и управления автотранспортом. Обмен идет через операторов ИС ЭПД.

По мнению М. Поповой, важнее понять, «насколько наш конкретный релиз ERP, наши доработки и наши бизнес-процессы совместимы с решением выбранного оператора». Две компании могут работать в одной и той же 1С, но сталкиваться с совершенно разными по сложности задачами при внедрении. А. Шаров подтверждает: «Готовые решения уже есть, в частности, в экосистеме 1С. Но у компаний с доработанными ERP даже при наличии стандартного модуля часто требуется дополнительная настройка. Обычно нужно сопоставить справочники, настроить статусы документов и обмен данными между ERP, оператором ЭДО и другими системами компании».

«Наш оператор – «Контур.Логистика». Основной учет ведется в 1С и TMS. Базовые решения для работы с ЭТрН уже есть, но под реальный бизнес-процесс все равно требуется настройка. Сейчас дорабатываем связку с 1С и TMS, передачу данных, справочники и статусы документов. Параллельно прописываем регламент: кто создает ЭТрН, кто проверяет, подписывает, контролирует незакрытые документы и работает с контрагентом при ошибке. На практике именно организационная настройка занимает больше сил, чем само подключение», – отмечает Д. Говоров.

К. Лучников добавляет, что для ERP важнее надежная взаимосвязь справочников, заказов, отгрузок и подписей, чем обещание «готового модуля». Наличие интеграции не доказывает, что настроены все юридически значимые события. Компания должна видеть статусы документов, историю изменений и подтверждение обмена, а не только зеленую отметку в своей учетной системе.

Сбои: где искать проблему и что делать в первые 15 минут

Тема сбоев требует, по мнению экспертов, четкого разграничения. М. Попова указывает: «Я бы разделяла сбой самой ГИС ЭПД и проблему на одном из других участков цепочки». Минтранс сообщал, что за годы работы системы до обязательного перехода критических сбоев ГИС ЭПД не фиксировалось. Уже в первый месяц обязательного режима система обработала более 39 млн документов, в пиковые дни – до 1,9 млн документов в сутки. Но пользователь может столкнуться «не с отказом государственной системы, а со сбоем своего оператора, ERP, API, электронной подписи, мобильного приложения или связи на конкретном складе». Для бизнеса результат выглядит одинаково: документ невозможно оформить или подписать вовремя.

Эксперт напоминает, что Минтранс 31 августа 2026 года опубликовал отдельный регламент действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД, а для водителей – специальную памятку. Правильный алгоритм – зафиксировать сбой, обратиться к оператору, определить, на каком участке возникла проблема, и действовать по установленному регламенту. «Самостоятельно переходить на бумагу только потому, что «система не открывается», я бы не рекомендовала», – предупреждает М. Попова.

Должна быть инструкция: кому звонит склад, если ЭТрН не проходит; кто связывается с оператором; какие доказательства технического сбоя сохраняются; что делает водитель и кто принимает решение по дальнейшему движению автомобиля. Проблемы с цифровым документооборотом возникают, когда в компании никто не знает, что делать в первые 15 минут после сбоя, считает эксперт. А. Шаров добавляет: «Сбой может возникнуть на разных участках цепочки: в учетной системе компании, у оператора ЭДО, при роуминге между операторами или на стороне контрагента. Следует понимать, на каком именно этапе остановился документ, а не воспринимать любую ошибку как сбой ГИС ЭПД».

Д. Говоров заключает: «Чаще проблема возникает не в самой ГИС ЭПД, а на стыке участников». «Например, не работает подпись, нет доступа, не оплачены услуги оператора или роуминг, не настроена система либо пропала связь. При временной недоступности документы можно передать после восстановления соединения. На такой случай должен быть понятный регламент, в котором указано, кто фиксирует проблему, контролирует повторную отправку и проверяет, что документ в итоге подписан. Мы зафиксировали для себя простое правило: начали вести документ электронно – закрываем электронно. Параллельный бумажный дубль не допускается», – отмечает он.

К. Лучников формулирует практический тест готовности компании: «Компания может доказать, кто, когда и с какими полномочиями подтвердил каждое действие с грузом». М. Попова предлагает оценивать готовность «не по факту заключения договора с оператором, а по гораздо более простому критерию: может ли компания провести одну реальную перевозку от создания ЭТрН до ее полного закрытия без ручного вмешательства IT-специалиста».

Дарья Клементьева